Persyn: la mobilité améliore la qualité des données et les profits

Persyn, société de distribution de produits surgelés pour la restauration, les petites et moyennes surfaces, a choisi une solution mobile afin d'améliorer la qualité de ses données, diminuer ses retours marchandises, et enfin augmenter la satisfaction de ses clients.

"Les commerciaux transféraient leurs prises de commande par téléphone ou via un support papier. Outre la lourdeur de cette procédure, les d'erreurs liées à une saisie indirecte des informations ont généré une base de données de moins en moins fiable par rapport à la réalité du terrain. De plus, la saisie manuelle des libellés et des codes d'article ont accentué ce phénomène. Tandis que cette situation de non-qualité des données accentuait les coûts, le nombre de retours marchandise augmentaient. Il nous fallait donc absolument améliorer l'intégralité du processus de prise de commande" explique Nicolas Prudhomme, directeur administratif et financier chez Persyn.

La mobilité connecte les commerciaux à l'ERP

Les objectifs de Persyn sont alors clairement exprimés: éviter les doubles saisies (manuelle et informatique) et améliorer qualité et pertinence des données de la base. "Nous avions entendu parler de Swing Mobility, spécialiste des solutions de mobilité en entreprise. Début 2005, nous les avons donc rencontrés pour qu'ils nous présentent leur activité, et leurs projets déjà réalisés," se souvient Nicolas Prudhomme.

Swing a alors proposé une solution afin d'équiper les six commerciaux d'assistants numériques communicants. "Sur ces PDA, les commerciaux disposent de l'accès aux bases de données articles et clients, ainsi qu'à l'historique des relations. Pour y parvenir, Swing Mobility a développé un lien dynamique avec notre progiciel de gestion Adonix, ainsi qu'une interface graphique interactive sur les PDA. Désormais, les commerciaux saisissent eux-mêmes l'information à la source. Finies les erreurs liées à la double saisie. Par ailleurs, les menus déroulants et autres contrôles informatiques limitent aujourd'hui les problèmes liés à des libellés ou codes saisis de façon incorrecte" se félicite Nicolas Prudhomme.

Un forfait minimal pour une utilisation maîtrisée

Persyn confie les aspects de téléphonie mobile à la société Infotel, qui lui propose alors des PDA Qtek, accompagnés d'un forfait de téléphonie data mobile SFR, incluant le transfert de 50 mégaoctets de données. "Les PDA étant strictement dédiés à l'utilisation nomade de l'ERP, cette proposition nous suffit." souligne Nicolas Prudhomme. "En parallèle, nous avons informatisé les rapports de visites des commerciaux. L'ensemble a offert des gains de temps et de productivité, temps que les commerciaux peuvent désormais consacrer à la prospection, ainsi qu'au développement du portefeuille clients." En interne, un demi-poste a été gagné suite à la suppression de la double saisie, demi-poste qui est venu renforcer le service de télévente.

Dans la pratique, le terminal est exclusivement dédié à la prise de commandes. Et lorsque l'on demande à Nicolas Prudhomme pourquoi ne pas permettre - par exemple - des fonctions de type courrier électronique, il rétorque: "Pour ne pas courir plusieurs lièvres à la fois. Nous attendons le retour sur investissement, que nous avons évalué entre 18 et 24 mois, afin d'étudier non seulement le déploiement de la messagerie, mais aussi des plannings de rendez-vous, voire une fonctionnalité de géolocalisation."

Une adoption technologique sans douleur

Les six commerciaux Persyn couvrent le Nord-Pas-de-Calais. Plus ou moins jeunes, et plus ou moins technophiles, ils ont tous rapidement adopté l'outil, et l'utilisent sans problème. "Certes, il y a eu des craintes et des appréhensions. Mais, chacun a suivi une formation d'une journée au siège de Montigny en Gohelle, dispensée par les spécialistes de Swing Mobility. Et chacun a rapidement constaté qu'après un court temps d'adaptation, le travail avec cette solution devenait plus aisé, apportait plus d'informations utiles, et offrait un bon gain de temps. Le déploiement de la solution mobile, en doublon avec les processus existants, n'a pas généré le double de charge de travail ni de temps," s'étonne encore Nicolas Prudhomme. La couverture en matière de téléphonie mobile s'avère globalement satisfaisante, bien que certains secteurs s'avèrent moins couverts par endroits. Néanmoins, la situation devrait rapidement s'améliorer sur ce point.

Mission accomplie

"Après ce déploiement effectué en 2006, nous avons constaté une bien meilleure qualité des données de notre base, grâce à la saisie directe et simplifiée, et surtout une réduction très sensible des retours de marchandise (erreurs, inversions, manquements, etc.)," se réjouit Nicolas Prudhomme. Il ajoute: "Sur ce type de projet, il est impératif de définir correctement le cahier des charges en fonction du besoin réel du client et du terrain. L'assistance d'un spécialiste informatique est indispensable, afin que la rédaction de départ soit la plus proche du résultat attendu. Dans le cas contraire, il faudra sans cesse recommencer, discuter, négocier... Non seulement les délais s'allongent, mais, en plus, les relations se tendent." A chacun son métier...