Gestion de flotte: l'exemple du Port Autonome de Marseille

Créé en 1966, le Port Autonome de Marseille (PAM) est un établissement public placé sous le contrôle économique et financier de l'Etat. Il a pour mission d'assurer la construction, l'entretien, l'aménagement et la gestion des installations portuaires réparties sur deux sites géographiques: les Bassins Est (Marseille) et les Bassins Ouest (Lavéra, Caronte, Port de Bouc, Port Saint Louis du Rhône).

Une flotte de 500 téléphones portables, une centaine de terminaux data mobiles, plusieurs sites géographiques, une grande mobilité au sein des équipes... autant de variables qui contribuent à rendre la gestion de ces équipements et l'analyse de leurs consommations complexes à gérer.

"Les responsables utilisent souvent des outils bureautique de type Excel ou Access pour mettre à jour les données concernant l'équipement des collaborateurs", explique Luc Fahl, Responsable Réseaux et Télécommunications du PAM, "mais ces outils montrent rapidement leurs limites". Entre les changements d'appareils, la résiliation des lignes, la modification des options, le nombre de variables à conserver est monumental. Le Port Autonome de Marseille a donc lancé un appel d'offre afin de choisir une solution de gestion des actifs et des consommations mobiles.

Vers le choix d'un prestataire

Plusieurs sociétés spécialisées proposent des solutions, généralement en mode ASP: Consotel, Ciem ou Anatole en font partie. Les opérateurs proposent également leurs propres outils (eFlotte chez Bouygues, Parc On Line chez SFR, et Flotte On Line chez Orange), mais "leur premier défaut est de ne pas offrir d'analyse poussée des options et des abonnements qui autoriserait une véritable rationalisation des coûts", indique Jean-Laurent Teule, Ingénieur Commercial chez Anatole. "D'autre part, de plus en plus de structures sont multi-opérateurs ce que, de fait, une solution d'opérateur unique ne peut permettre de gérer", ajoute t-il, "enfin, une solution tierce comme la notre peut s'interconnecter avec un ERP".

Le Port Autonome de Marseille a sélectionné la solution d'Anatole. Ainsi, Fleet Manager - une application déjà utilisée dans plus de 300 entreprises - permet de gérer l'affectation des terminaux, d'analyser les coûts des factures télécoms, de contrôler la facturation des tarifs négociés, et de faciliter le reporting aux diverses entités du groupe.

"La solution d'Anatole correspondait parfaitement à ce que nous recherchions, et de nombreuses fonctionnalités trouvaient une justification dans la problématique que nous souhaitions résoudre" indique Luc Fahl, "par exemple, toutes nos données étaient auparavant éparpillées sur les diverses entités. Nous souhaitions avoir une base unique avec des accès sécurisés pour chacun des collaborateurs chargés de la gestion".

Le déploiement prend une semaine: "pour cette phase, il nous faut généralement un accès aux statistiques de consommation de l'entreprise, via le portail des opérateurs sous contrat, un état du parc mis à jour et enfin un organigramme de la société" indique Jean-Laurent Teule.

Un bénéfice immédiat

Le premier bénéfice constaté concerne le temps passé à la gestion des télécoms: "en automatisant les tâches de gestion courante, on estime que le temps consacré à la gestion est divisé par deux", indique Jean-Laurent Teule d'Anatole. Mais le retour sur investissement vient surtout de la rationalisation des coûts: identification des forfaits mal calibrés et des options superflues, contrôle de l'application des remises tarifaires... autant de points difficiles à décrypter sur les factures opérateurs, que les logiciels de gestion de flotte arrivent à décortiquer.

"Par exemple, dans le domaine des communications data - échange de données - nous nous sommes aperçus que nous avions une optimisation immédiate possible de 40.000 euros", indique Luc Fahl qui gère un budget d'un million cinq cent mille euros. "Le retour sur investissement a été quasi immédiat", ajoute t-il.

De son côté, Anatole estime que 15 à 20% de la facture téléphonique peut être optimisée, "mais cela peut-être beaucoup plus, si le suivi des consommations et des forfaits a toujours été mal bordé" indique Jean-Laurent Teule. Enfin, d'après Luc Fahl, un dernier avantage, et non des moindres, est le rôle essentiel que jouent ces solutions dans le cadre de renouvellement des marchés avec les opérateurs: elles permettent de réaliser des simulations et de mieux identifier les forces et les faiblesses des offres.

Devant le succès de ce déploiement, le responsable des Télécommunications du Port Autonome de Marseille envisage, après études en cours, d'exploiter le même type d'outils pour son parc filaire: quelques 3.000 lignes fixes devraient désormais être gérées avec la même facilité que le parc de mobiles. Une nécessité, compte tenu de la multiplication récente des opérateurs, des forfaits et de l'arrivée de la voix sur IP.